退職日が近づくと、「会社から何をもらえばいいのか」を整理できていない相談が増えます。書類が足りないまま退職すると、失業給付の申請や健康保険の切り替え、転職先の入社手続きがそのまま止まります。
この記事では、退職時にもらう書類を「会社が手続きの流れで出すもの」と「請求しないと出てこないもの」に分け、それぞれの根拠と受け取り時期、出されないときの動き方を整理します。
結論：書類は「自動で届くもの」と「請求が必要なもの」に分かれる
- 自動で届くことが多い：離職票、源泉徴収票、健康保険の資格喪失に関する書類、雇用保険被保険者証など
- 請求しないと出ないもの：退職証明書（労働基準法第22条）、解雇理由証明書など
- どちらも、出てこないときは請求の記録（書面・メール）を残すことが最優先
労働基準法第22条によると、退職した労働者が使用期間・業務の種類・その事業における地位・賃金・退職の事由について証明書を請求した場合、使用者は遅滞なく交付しなければなりません。つまり「請求すれば会社は出す義務がある」書類があります。
退職時にもらう書類の一覧
| 書類 | 主な使い道 | 受け取りの目安 |
|---|---|---|
| 離職票 | 失業給付（基本手当）の申請 | 退職後、会社の届出を経て約1〜2週間 |
| 源泉徴収票 | 転職先の年末調整、確定申告 | 退職後1か月以内が目安（所得税法第226条） |
| 健康保険の資格喪失証明書 | 国民健康保険への切り替え | 会社の資格喪失手続き後 |
| 雇用保険被保険者証 | 転職先での雇用保険手続き | 退職時〜離職票と同時期 |
| 年金に関する書類（基礎年金番号がわかるもの） | 転職先、国民年金の手続き | 手元にあるか確認 |
| 退職証明書 | 転職先への提出、各種手続き | 請求後、遅滞なく |
| 解雇理由証明書（解雇の場合） | 解雇の争い、給付の手続き | 請求後、遅滞なく |
会社によって運用は異なります。表は「確認すべき項目」の目安として使ってください。
書類ごとの要点
1. 離職票：公的な手続きに使う書類
離職票は、離職後に雇用保険の求職者給付（基本手当等）を受けるために必要な書類です。会社は離職証明書を添えた資格喪失届をハローワークへ提出します。厚生労働省の注意書きでは、離職日の翌々日から10日以内に提出するとされています。たとえば3月31日に離職なら、4月1日から4月11日以内が提出の目安として案内されています。
なお、2025年1月からは、希望する人がマイナポータルで離職票を受け取れるようになったとされています。ただし電子申請が前提です。会社がどちらで手続きするかを退職前に聞いておくと、受け取りの行き違いを防げます。
離職票が届かない場合の動き方は、離職票が届かないときのハローワークへの請求方法で詳しく書いています。また、離職票の離職理由の記載は給付の区分に直結します。内容に納得できないまま署名・押印しないことが重要です。
2. 源泉徴収票：転職先の年末調整に直結
所得税法第226条は、退職した人に対して、会社が源泉徴収票を交付する義務を定めています。実務上は退職後1か月以内が目安とされています。年内に転職する人は、転職先での年末調整に使うので、取りこぼすと確定申告が必要になる場合があります。届かないときの書面催促は源泉徴収票が届かないときの対処を参照してください。
3. 健康保険・年金：切り替え先の手続きに必要
退職後に国民健康保険へ切り替える場合、市区町村の窓口で、健康保険の資格を失ったことがわかる書類を求められるのが一般的です。会社の資格喪失手続きが済んでからの発行になるため、退職前に「いつ頃、どの形で出してもらえるか」を総務に確認しておくと安心です。選択肢の比較は任意継続・国保・扶養の比較にまとめています。
4. 退職証明書：請求しないと出てこない書類
退職証明書は、労働基準法第22条に基づく書類です。厚生労働省の解説では、証明を求められる事項は、使用期間・業務の種類・その事業における地位・賃金・退職の事由の5つです。重要なのは次の3点です。
- 労働者が請求した事項だけを記載する。使用者は、請求していない事項を記載してはならない
- 離職票は公共職業安定所に提出する書類であり、退職証明書の代わりにはならない
- 請求権の時効は、労働基準法第115条により退職時から2年
転職先が「退職の事実の確認」を求めるときや、離職票が届く前に国民健康保険・国民年金の手続きを進めたいときに役立ちます。また、退職事由を記載してもらうことで、会社都合か自己都合かの認識違いを書面で確認する手がかりにもなります。ただし、記載内容がそのまま失業給付の区分を決めるわけではない点は押さえておいてください。
5. 解雇理由証明書：解雇の場合のみ
解雇を告げられた場合は、解雇の理由についての証明書も請求できます（労働基準法第22条第2項）。離職理由の争いに備えて、解雇予告を受けた段階で請求しておくのが実務の基本です。
出してもらえないときの3ステップ
監督官時代に見たのは、書類を出さない理由の多くが「悪意」ではなく「担当者の失念」か「退職者への不満」のどちらかだったことです。いずれの場合も、感情的なやりとりではなく、記録に残る請求から入るのが最短です。
- 請求を書面・メールで残す：書類名、必要な理由、希望する期限を明記します。口頭だけの請求は「言っていない」で終わる余地があります。
- 期限を示して再請求する：「○月○日までに交付をお願いします」と日付を入れます。退職証明書は労働基準法第22条、源泉徴収票は所得税法第226条を根拠として示します。
- 外部窓口に相談する：離職票はハローワーク、退職証明書は労働基準監督署に相談できます。厚生労働省のQ&Aでも、請求しても交付されない場合は労働基準監督署に相談するよう案内されています。源泉徴収票は税務署が窓口です。
労働基準法に違反する状態が確認された場合は、行政指導の対象になります。ただし、申告したからといって即日で書類が届くわけではありません。期日に間に合わない手続き（給付申請や国民健康保険の加入）は、並行して先に進める方法がないか、窓口で相談してください。
退職前に確認する書類チェックリスト
- 離職票の受け取り方法（郵送かマイナポータルか）と発送予定日を確認した
- 源泉徴収票の交付時期を確認した
- 健康保険の資格喪失に関する書類の発行時期を確認した
- 雇用保険被保険者証と年金関係の書類が手元にあるか確認した
- 退職証明書が必要になりそうなら、記載してほしい項目をメモした
- 確認したやりとりはメールで残した
全体の準備順は退職が決まったときの準備の全手順とあわせて使ってください。
よくある質問
退職証明書と離職票はどう違いますか？
離職票はハローワークに提出して失業給付を受けるための書類で、退職証明書は労働基準法第22条に基づき、労働者の請求で会社が発行する証明書です。離職票は退職証明書の代わりにはなりません。
退職証明書は退職してから何年請求できますか？
厚生労働省のQ&Aでは、労働基準法第115条により、退職時から2年とされています。迷ったら早めに請求してください。
会社が退職証明書に退職理由を勝手に書くことはありますか？
使用者は、労働者が請求していない事項を記載してはなりません。理由の記載を求めない場合は、請求時に項目を限定して伝えてください。
書類が届く前に転職先が入社手続きを求めてきたら？
離職票以外の書類は、届く時期が個別に異なります。届く予定日を転職先の人事に伝え、必要なら退職証明書の請求や、後日提出の相談をしてください。
